職場の報連相について

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社会人経験を積んだ皆さんは、ご自身の報連相の質、回数に自信がありますか?

社会人経験を積むうちに分かることは、その時々の担当上司によって、求められる報連相の質や回数が異なるということ。とは言えど、まずは基本が身につくまでは、相当苦労したという方もいらっしゃるのではないでしょうか今回は、報連相について考察してみましょう。

報連相とは?

「報告・連絡・相談」の一文字目をつなげて、「ほうれんそう」と言われます。これは、仕事を円滑に進めるためには欠かせません。潤滑油、という表現をすることも多いです。報連相は、ビジネスコミュニケーションの一つでもあります。上司の立場になると分かるのは、仕事の能力が同じ部下が二人いる場合、きちんと報連相をしてくれる部下の方を信頼したくなるということ。「あの〇〇の件、どうなった?」と上司が声をかける前に、部下から報告があると、安心できるのです。部下の立場からすると、「いちいち報告するのは・・・」という声も聞こえてきますが、上司は会社から部下という「人的リソース」を預かって、最大限の業績を出すという立場ですから、報告がない、不十分である、不正確であるといったことが重なると、戦略を正しく立てることができない、誤った方向に進んでいても気づかないということも起こりかねません。

仕事が終わったら、原則完了報告を

仕事は、上司から指示・命令されて行うものです。そのため、その作業が終わったら、必ず報告、完了報告を持って終わりとするのが原則です。指示と報告は一対と考えると分かりやすいでしょう。本来は、どんな小さな指示でも報告することが義務なのです。

悪いことは、隠したくなるのが人間心理だが・・・

新人の皆さんは、これまでの学生経験やアルバイト経験において、失敗しそうなこと、失敗したことを報告せず、隠してしまったということはなかったでしょうか?社会人経験を積んだ皆さんも、これまでの経験の中で、「このくらいは報告しなくてもいいだろう」と隠したことはありませんか?失敗すると、「能力がない、または低いと思われそう」「こんなこともできないのかと思われそう」「またか、と失望させそう」等々、様々な気持ちが邪魔をして、報告するのに勇気が必要だったということがあると思います。一方で、小さな失敗のうちに報告しておいたから、大事にならずに済んだということも経験があるのではないでしょうか?人は「一貫性」を求めるとも言われます。1つ嘘をつくと、その嘘を貫こうとして、更なる嘘をつくというもの。やがて、嘘がばれる、または嘘のほころびが発覚すると信頼を失いかねません。小さな火種のうちに、報告するのが得策なのです。

「結果から」伝えていますか?

上司や先輩の皆さんから「新入社員の報告が長い」「何を伝えたいのか、よく分からない」という話を耳にします。そのため、ついつい「で?」や「それで?」「結局何を伝えたいの?」と言ってしまうというもの。報告をした新入社員の皆さんと、上司や先輩の皆さんの双方にとって不都合と言えます。これを解消するには、まずは報告する側は「結論」を伝えるようにしましょう。結論を伝えてから、詳細を報告します。また、報告する前に一言「今、お時間よろしいでしょうか?」と伝えることもお忘れなく。

連絡はどのタイミングですればよいの?

連絡は、「気づいたらすぐ」がポイントです。後でと思っていると、忘れがち。すべての関係者へ、間違いなく伝えましょう。相手に「完全に」伝わってはじめて、連絡ができた状態です。もれなく、間違いなく、正確に伝えましょう。

 連絡で起こりがちなミスは、「伝えた」「伝わっていない」ということです。できるだけ当人に直接伝えましょう。そして、万が一当人が不在の場合は、誰かに伝言を頼む、メモを置くなどの工夫をしましょう。伝言を頼んだ場合も、伝言が完了したかどうか、報告をもらうということも工夫できる点です。

相談は、「どうしましょうか?」と聞くことではない

相談は、仕事の方針や進め方で迷ったり、困った時、自分だけでは解決できない時などに、上司や先輩の意見や提案を聞き、解決策を探る行為です。そのため、まずは、問題点を明らかにし、分かりやすく伝えることが欠かせません。そのうえで、自分がどうしたいのかを考え、具体的なアドバイスをもらう、というのが基本です。何も考えず「どうしましょうか?」と相談すると、上司や先輩からは「〇〇さん自身は、どうしたいの?」と聞かれることがあります。上司や先輩に、答えを教えてもらう行為、解決策を委ねる行為ではないということを理解しておきましょう。一方で、まったく初めての状況であるならば。その旨を伝え、打開策を教えてもらう、ということも大切なことです。

 相談の仕方が分からないから、と後回しにするのは最も避けたい行為です。どちらの場合であっても、「上司や先輩は、指導してくれるのが当たり前」という態度では、人間関係がうまくいかないこともあることを理解し、常に感謝心を持ちたいですね。