新入社員のためのビジネスマナー教育の方法とは?

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社会人になりたてのビジネスパーソンにとって、正しいビジネスマナーを身に付けることは、
最初に取り組む仕事となる場合も少なくないでしょう。

たとえ新人であっても入社してしまえば対外的にはれっきとした社員であり、その所作や言動は取引先との
信頼関係や企業イメージを左右するものとなります。

本記事では、重要でありつつも教えることが難しいビジネスマナーについて、新人教育のポイントを解説します。

新人に必ず身に付けさせたい基本のビジネスマナーとは?

ビジネスマナーは、普段から取引先と接する機会の多い社会人であれば自然に行っていると思いますが、
新人にとってはわからないことが非常に多いものです。

挨拶やお辞儀の仕方、名刺交換、言葉遣い、電話応対、ホウレンソウなど、新人のうちにあらゆるマナーを
身に付けさせておくことが大切です。
これらが不完全でいると、先述のように取引先に対しての信頼関係や企業イメージに関わります。

ビジネスマナー教育のポイントは「型を教える」こと

ビジネスマナーの講習は、入社したての新人研修のメニューとして定番である一方、説明する側にもうまく
人に伝えるのが苦手という人も数多くいます。
そもそもビジネスマナーを知識として教えることが難しい理由はなんなのでしょうか。
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ビジネスマナーの正解はTPOによって変わる

ビジネスマナーをいざ人に教えようとする際、それが難しくなりがちな理由は、ビジネスマナーに絶対的な正解という
ものがないことでしょう。すなわち、ビジネスマナーにおける正解は、TPO によって変わるものであるということです。

例えば、クールビズ期間は各企業によって実施期間が異なります。髪色やネイルなども企業によって基準が様々でしょう。
取引先と直接関わる業務があるかどうかや、業界や職種の違いによっても許容範囲の相場はかなり変わっていきます。

またこうした判断基準は、時代とともに変わりゆくものでもあります。例えば、チャットアプリ等の普及により手紙や
メールのような挨拶文や前置きを書く必要性が薄れつつある昨今、そのことに苦手意識を抱く若手は一定数います。

新たなテクノロジーによって人と人とのコミュニケーションの取り方が変化し、それによってビジネスマナーも変化
してきた一つの例といえるでしょう。

こうした事情から、ビジネスマナーに絶対的な正解を見出すことは困難になりがちです。
単なる個人の習慣や好き嫌いの押し付けとならぬよう、ビジネスマナーをたしかな知識として教えることが
難しくなっていく理由も、結局はここにあります。

ビジネスマナーは知識として学ぶこともできる

ある程度社会人生活に慣れたら、ビジネスマナーは四角四面にただ従うためのものというより、TPOに合わせて 柔軟に応用していくものへと変わっていくのが普通でしょう。 しかし、たとえ適切に応用しているつもりでも、それが相手に理解されなければ単なる失礼になることも事実です。 時代とともにビジネスマナーが変わるとはいっても、世代の異なる目上の人とのコミュニケーションは、 特にこういったトラブルが懸念されます。 こうしたことを予防する意味では、たとえ本人が後にTPOに応じたアレンジをしていくことになるとしても、 まずは基礎知識を「型」として身に付けるようにしましょう。 服装にしろ、敬語の使い方にしろ、細かい点も含めてまずは最もスタンダードなものを知識として学ぶ機会をつくり、 まず本人が「型」を習得できるよう支援していくことが好ましいといえます。 最初に「型」を確立することで、本人の言葉遣い・所作・立ち居振る舞いに迷いや不安がなくなれば、徐々に 堂々とした頼り甲斐のある姿へと成長していくこともあるでしょう。

ビジネスマナー研修に外部講師が選ばれる理由

ビジネスマナーの指導が難しくなりがちな点や、指導にあたり知識の習得・型の定着が重要である点を踏まえると、 外部講師に企画してもらうことも一案です。ビジネスマナー研修を専門家に任せるメリットには、次のものがあります。

正確な型が身に付く

ビジネスマナー研修では、正確な型の定着を目指すことが大切であり、指導にも一定の専門性が求められます。 自分流にアレンジされた各々の型を持つビジネスパーソンも、アレンジされる前の正確な型を体得していることは そう多くないでしょう。 ビジネスマナーへの深い理解と専門性に基づいた指導を期待して、外部専門家の力を借りるケースは多くみられます。

間違った型がさらに歪んで伝承されるのを防ぐ

また、ビジネスマナーに対する誤解や無理解から誤った型が新人へと受け継がれてしまうことは大きなリスクです。 たとえすぐには問題にならなくとも、いざ失礼を犯してしまった場合には、思いがけないかたちで組織や本人自身に 大きな不利益がもたらされることもあり得ます。 誰かの自己流の型が歪んで伝わり、伝わった先でさらに自己流にアレンジされるという連鎖が繰り返され、結果として ビジネスマナーの許容範囲を逸脱してしまうということは、十分起こり得ます。 こうしたことを防ぐために、都度新人に正しい型を身に付けさせるというのです。
ビジネスマナー教育では、知識をもとに正確な型を身に付けることが大切です。 たしかにビジネスマナーは、正確な型を身に着けたその先で、TPOに合わせて応用すべき場合も多いものです。 しかし、最初に正確な型を定着させる努力をしてきたことは、決して無駄にはなりません。 ビジネスマナーに対する応用力を適切に育くむためにも、新人研修では外部研修等も検討してみてはいかがでしょうか。