新入社員が知っておきたいビジネスマナー【訪問編】

3300120_s-6

約束(アポイントメント)する時は、相手の都合を優先!

人を訪ねるには、あらかじめ面談の日時を約束(アポイントメント。アポイント、アポということもあります)
してから訪ねるのがビジネスマナーです。アポイントなしの訪問は、断られても仕方がないと言えます。
アポイントの取り方には、①電話、②メール、③ほかの人からの紹介、などの方法が代表的です。

しかしながらアポを取る時には、いきなり「〇日の〇時に伺いたい」と自分の都合を先に言うのは失礼だと
思われてしまうことがあります。「お会いしたいのですが、いつならばご都合がよろしいでしょうか」と尋ね、
相手の予定を確認するようにしましょう。

なお、どうしても会える日程が限られている場合などは、「誠に恐縮なのですが」等のクッション言葉を添えて
「ご都合のよろしい日程を複数教えて頂けませんでしょうか」等と、事前に複数日程を教えてもらうのが得策です。

さらに忘れてならないのは、人からの紹介で会う場合の報告です。アポが取れた時点、またお会いした直後と、
必ず紹介者に進捗状況と結果について報告しましょう。

約束の時間は必ず守る

約束が取れたら、忘れないように予定を手帳やカレンダー、スマホアプリなどに記録します。特に、約束した時間を
失念しないように、正確に記録しましょう。時間を間違ってしまったり、遅れてしまったりすると大きく信用を
損ねるのはもちろん、二度と会ってくれないこともあり得ます。

事前に経路を確認しておき、時間に余裕をもって出かけましょう。万一、予期せぬ出来事が起き、どうしても約束の
日時に会えなくなった場合は、できるだけ早いタイミングで事前に連絡を入れ、予定の変更のお詫びをした上で、
リスケを申し入れましょう。

この場合は、メール一本だけですと相手が見落とすこともあるため電話を入れた上でメールを送るなどの工夫が
必要です。また、せっかくのアポイントを先方に忘れられてしまわないように、訪問前にメールでリマインドを
しておくことが肝要です。前日などに「明日、〇時におうかがいします」とメールをしましょう。
883b81c855f09f76de4ed5c11b7d5cde-e1592983815991
相手について何の予備知識もなく訪ねるのは失礼です。先方の会社の業務内容や担当者のエピソードなどを、
ホームページや先輩のツテを頼って、予めリサーチしておきましょう。相手が好意的に受け取るかどうかは、
自分や自分の会社を知ってくれているかどうかにかかってきます。

調べたメモや、打ち合わせに必要な書類等も当日ではなく、できれば前日までに忘れずに揃えておきましょう。
そしてもう一つ、訪問前に大切なのが身だしなみチェックです。スーツが汚れていないか、しわやヨレがないか、
寝ぐせはないか、靴が磨かれているかなど、外出前に鏡の前で全身を確かめましょう。

初対面の印象は、6~7秒で決まると言われるほどです。さらに、のちのちまで影響してくるため、特に見た目は
完璧な状態にしましょう。とはいっても、ビジネスにそぐわないような流行のファッションや派手なメイク、
ヘアスタイル、新人には不釣り合いな高価な時計やカバンは避け、清潔感と笑顔で好印象をアピールしましょう。