新入社員のビジネスマナー研修講座【作業に優先順位をつけよう！】
仕事のススメ方を理解し優先順位をつけて行動しよう！
上司や先輩から指示を受けた際に、その仕事に対して「早く終わらせなければ」と目の前のことに焦るあまり、無計画に行動してしまったという経験はありませんか。周りは上手く仕事を進めているのに、「私だけ、何故かうまく立ち回れていない」「仕事が遅いと思われているのではないか」と感じ、悩んだことがある人は少なくないはずです。
仕事を上手く、手早く進められるということは、単に仕事ができる・できないの違い以上に、「仕事の基本のコツを押さえ」ており、「条件が変わったとしてもスムーズに実行する再現方法を知っている」ということです。つまり、効率よく作業を行うことができ、心に余裕も出来てきますので、仕事に自信が持てるのです。モチベーションを高く維持するのにも役立ちます。是非とも、ポイントを理解し、毎日の業務に活かしてみてください。
優先順位をつけて行動するためには？
上司からの作業依頼は、「そもそも、どれも大切な案件だから優先順位なんて選べない。」と思ってしまいがちです。そのため、同時進行で進めようとしても、結局どれも中途半端になってしまう、という経験はないでしょうか。どのようにすれば、これらの状況を避けながら、仕事の効率がアップするのでしょうか。
まずは、仕事の流れの基本を確認してみましょう！
１．自分の抱えている仕事の全体像を把握する
２．付箋を使って「緊急・重要」など仕事の流れや重要度に応じて判断する
・緊急度と重要度によって、優先順位を決めるのが原則です。
３．期限や期日に余裕を持って取りかかれるスケジュールにする
・まずは、短く時間を決め、その時間内でどのくらい作業ができるかを確認するのがオススメです。例えば、10分間 で、全体の2割が完了できると分かれば、1時間で完了できる予想が立てられます。そして、声を大にして伝えたいポイントが、この時点でまずは上司（作業指示者）に中間報告を入れましょう！見通しがついた状況の時点で、一言伝えておくと、上司は安心できます。
４．計画に沿って実行する。長期間の場合は計画の見直しや修正を都度行う
・計画の見直しや修正が必要な場合、この場面でも是非上司に中間報告を入れるのがオススメです。上司は、皆さんより仕事の経験が豊富なため、時間短縮のためのアドバイスや、見落としがちな点を教えてくれる可能性もあります。恐れずに、声をかけてみましょう！
５．最後に、全体の見直しを行い改善できる箇所や誤字脱字がないか等を確認する
・作業の納期（締め切りや提出期限）は遵守しましょう。現場で見受けられるのが、「〇日まで」という納期設定の場合に、新人さんが「〇日の夜23時59分まで、などと勝手な解釈をする」ことがあるのです。通常、就業時間が17時までならば、提出書類を上司がチェックすることを逆算し、当日のお昼には遅くとも提出したいところです。また、納期の時間が不明な場合は、皆さんから上司へ確認してみましょう。
仕事の進め方が上手い人には共通点がある？
仕事の進め方が上手い人にはいくつか共通する特徴があります。
１．【ゴール】が明確で【ゴール到達までの道筋】が定まっている
２．【作業リストを確認】しながら仕事を行うため管理が徹底されている
３．実行後に【自身で仕事の出来栄えを評価】そうすることで、今後の仕事に活かせる
これらのことから、仕事の進め方が上手い人は、次の仕事も見据えながら業務を行い、都度スケジュールを修正するからこそ全体像が見え、業務をスムーズに行えることが分かります。つまり、「再現性」があり、仕事の基本を理解し、実践できる人なのです。偶然うまくいった、という仕事の仕方は好ましくありません。
何かの歯車が1つ違ってしまったら、自分で修正することもできません。また、ゆくゆく後輩が入ってきた時に指導するにしても、何故うまくできるのかを言葉で表現できないことになり、指導に行き詰ってしまうからです。
仕事ができる人、に近づくために
まずは、学生時代と思考を切り替えましょう！その第一歩として、指示された業務は、手帳やノートに書き留めることがポイントです。完了した業務や作業は、必ず消し込むようにして、完了した作業はどれで、未完の作業がどれかが一目でわかる状態にしておきます。また、未完の作業の場合、〇日の〇時の時点で、全体の何パーセント進捗しているのかが分かるようにしておくことも重要です。
そして、何よりも、上司への報告回数にこだわりましょう。作業がすべて終わってから報告してくれればいい、という上司もいることでしょう。しかしながら、上司との人間関係が完全に出来上がっていない場合は、接触回数を多くすることで、互いの人となりを知ることにもつながります。だからこそ、「切りのよいところで中間報告をする」「結果の見通しがついたところで中間報告をする」という行動を推奨します。
そして、絶対に忘れてはならないのは、「特別なことが起きた時の中間報告」です。自分では想定していなかった、悪い事態の場合、ついつい隠したくなる気持ちも分かりますが、学生とは違い、「会社という組織」で仕事をする以上、悪いことがあったら何をおいてもすぐに報告を入れることを覚えておきましょう。嘘に嘘を重ねる、といったことは絶対にしない、と決めておきましょう。
終わりに
今以上に効率よく業務を進めていくためには、自分の業務を見直し優先順位をつけ、優先順位の中でも細かく作業を書き出し、それを基準に計画をたてる。その後、決めた時間内に実行することです。
そして、完了したら、一連の作業の流れを振り返ることが重要です。無駄な作業はなかったか、難しいところはどこだったのか、次に行う時に工夫できるところはどこだろうか・・・など、様々な角度から見直してみましょう。
意外と、振り返りをすることで、仕事の楽しさが分かるという場合も多いものです。是非行ってみてください。