上司からの作業依頼は、「そもそも、どれも大切な案件だから優先順位なんて選べない。」と思ってしまいがちです。そのため、同時進行で進めようとしても、結局どれも中途半端になってしまう、という経験はないでしょうか。どのようにすれば、これらの状況を避けながら、仕事の効率がアップするのでしょうか。
まずは、仕事の流れの基本を確認してみましょう!
1.自分の抱えている仕事の全体像を把握する
2.付箋を使って「緊急・重要」など仕事の流れや重要度に応じて判断する
・緊急度と重要度によって、優先順位を決めるのが原則です。
3.期限や期日に余裕を持って取りかかれるスケジュールにする
・まずは、短く時間を決め、その時間内でどのくらい作業ができるかを確認するのがオススメです。例えば、10分間 で、全体の2割が完了できると分かれば、1時間で完了できる予想が立てられます。そして、声を大にして伝えたいポイントが、この時点でまずは上司(作業指示者)に中間報告を入れましょう!見通しがついた状況の時点で、一言伝えておくと、上司は安心できます。
4.計画に沿って実行する。長期間の場合は計画の見直しや修正を都度行う
・計画の見直しや修正が必要な場合、この場面でも是非上司に中間報告を入れるのがオススメです。上司は、皆さんより仕事の経験が豊富なため、時間短縮のためのアドバイスや、見落としがちな点を教えてくれる可能性もあります。恐れずに、声をかけてみましょう!
5.最後に、全体の見直しを行い改善できる箇所や誤字脱字がないか等を確認する
・作業の納期(締め切りや提出期限)は遵守しましょう。現場で見受けられるのが、「〇日まで」という納期設定の場合に、新人さんが「〇日の夜23時59分まで、などと勝手な解釈をする」ことがあるのです。通常、就業時間が17時までならば、提出書類を上司がチェックすることを逆算し、当日のお昼には遅くとも提出したいところです。また、納期の時間が不明な場合は、皆さんから上司へ確認してみましょう。