新入社員が知っておきたいビジネスマナー【発言編②】

発言する時は、まず結論から

会議や打ち合わせ・ミーティング等には議題(＝目的)があります。その目的を見失ってしまうと、話の本筋を
見誤ってしまうことがあります。ついつい枝葉の部分に気を取られ、大事なポイントが抜けてしまうのは勿体ないです。会議全体の流れに沿うよう、今はどんなポイントについて議論しているのかを常に意識しましょう。

どうしても確認しなくてはならないことがあった時には、「少し議題とはズレるのですが・・・」「誤解があってはいけないので、確認しておきたいのですが」等と、一言断ってから確認するようにしましょう。
会議や打ち合わせの時間は限られていますし、時間内で目的を達成することも求められます。

だからこそ発言する時は、だらだらと話すのではなく結論から先に述べ端的な発言を心がけましょう。
例えば、イエスかノーか、賛成か反対かなどです。それから理由を伝えると、聞く側も安心です。
「私も、Aさんの意見に賛成です。なぜならば・・・」と展開しましょう。

また、その際の理由についてですが、ポイントを箇条書きにする等コンパクトに発言すると良いでしょう。
学生時代は、時系列でだらだらと話す癖がついていても注意を受けることはほとんどありません。
その時の癖を改め、結論から先に話せるようになると、会議だけではなく日常のビジネスシーンにおいても、分かりやすい話ができる人、という印象を持ってもらえます。

反対意見は言ってもいいの？

立場上、新人だから反対意見は黙っておいたほうがいいのかなぁ、と悩む方もいるかもしれません。
実は、反対意見というのは、貴重であり反対意見があるからこそ冷静な判断ができることもあります。
そのため、遠慮する必要はないのです。

一方で、「あなたは間違っています！」などと相手の発言を全否定するのはいかがなものでしょうか。または、「いつもAさんは、おかしな発言をしますね」などと、発言をした個人攻撃をすることのないようにしましょう。
くれぐれも、「あなたの言い分は分かったけれど、私はこう考えています」という態度を取りましょう。

つまり、あなたは相手の意見に反対なのであって相手個人や相手の考え方を批判するのとは違います。
もちろん、逆の場面も同じです。あなたの意見が反対されても、それはあくまでもあなたの発言に対して反対意見を出したということですから、誤解することのないようにしたいものですね。

このように、会議や打ち合わせシーンというのは身近にいる上司や先輩の考え方を知れる貴重な機会と言えます。
さらには、新人の皆さん自身の成長を見せる場ともなり得ます。せっかくのチャンスととらえ、前向きに活用していきましょう。もちろん、敬語などのビジネスマナー等も忘れないことが重要です。