社会人として、スムーズに名刺交換ができることは、礼儀・マナーの一つです。ビジネスにおける初対面を制する者が、その後の流れも制するといっても過言ではありません。相手に、インパクトをあたえ、一目置いてもらえるような名刺交換ができるよう、できるだけ早いうちに身に付けたいですね。
ここでは、名刺交換の基本的なやり方と、NGな受け取り方・マナー等も紹介します。名刺交換でライバルに差を付けましょう！
名刺の役割
名刺は、自己紹介ツールとしての役割があるともに、自社や自分自身を相手に覚えてもらうためのPRツールとしても広く活用されています。そのため、企業ブランドが伝わるデザインや色、ご自身の顔写真等様々な工夫をする方も多いです。さらには、名刺をきっかけに、ラポールを築くことも可能です。名字の読み方から出身地を聞く、企業が大事にしていることを質問する、その他にも会話の糸口となる情報が満載なのです。
こんな優秀な名刺を営業ツールとして使わない手はありません。そのためにも、名刺交換は重要なのです。
名刺交換の基本的なやり方
① 事前準備
・事前に名刺を渡せるよう準備をしておきます。渡す時に相手が読みやすい向きになるよう、名刺入れの間に1枚挟んでセッティングしておきます
・名刺入れは、輪になっているのが相手側に向くように構えます
・名刺はスムーズに取り出せるよう、少し名刺入れから出しておきます
・親指と人差し指を開き、手のひらの中で包み込むように名刺入れを持ちます
② 会釈して挨拶
・名刺入れは、おへその高さで持ちます
・原則、名刺を渡す時は立って行います
・「はじめまして」と会釈をして、上体を起こします
③ 名乗り
・社名、部署名とともに、自分の名前を名乗ります。明るい声でハキハキと名乗りましょう
・相手の目を見ながら、笑顔で爽やかな印象を与えます
・「どうぞよろしくお願いします」と伝える時に、名刺を名刺入れの前にスッと差し出します
④ 相手の名刺を受け取る
・名刺を受け取る時には、丁寧に
・名前の読み方が分からない時には、この時に確認しましょう
・同時に交換する場合、自分の名刺が高くなり過ぎないように気を付けましょう
・名刺を両手で渡し、両手で受け取った方が更に丁寧に見えます
⑤ 面談・商談なら着座する
・初対面の時には、相手の役職、お名前は名刺を見ながらでも構いません
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初対面の1分間でインパクトを与えるポイント
① 名刺と名刺がぶつかった時
・本来は、自分から先に渡したいのですが、相手も同じタイミングで名刺を出してきた時、自分の名刺を名刺入れの下に下げます
・その後、「お先にちょうだいします」と言い、相手の名刺を両手で受け取ります
・上体を起こしながら、自分の名刺入れの上に載せます
・自分が上体を起こすと、相手も自然と上体を起こしてくれます
・それから「改めまして、〇〇社の〇〇〇〇と申します」と自己紹介をします
② 相手が先に名乗った時
・「しまった」といった暗い表情をしないように気を付けましょう
・笑顔で、堂々と相手の目を見ます
・「お先に頂戴します」と言い、相手の名刺を両手で受け取ります
・その後、「申し遅れました」と断りを入れてから、自己紹介をし、名刺を差し出します
これは避けたい～NGな受け取り方
・名刺は相手の分身のため、相手の名刺の上で何かをするようなマナー違反にならないよう、大事に扱いましょう
・万が一名刺を落としてしまった時は、新たな名刺を用意して渡しましょう
・名刺は名刺入れに収納しておきましょう。お財布や手帳などから名刺を取り出すことのないようにしましょう
・相手の名刺を受け取る時には、名刺入れを座布団代わりに使いましょう
面談中の名刺の扱い
・向かって右側、テーブルの上に置いておきます
・相手が複数いらっしゃる時には、着座順に並べておきます
・名刺入れの上に、複数の人の名刺をのせるのはNGです
どのようなタイミングで名刺をしまえばよいか
・面談、商談が終わって相手がしまいだしたら、こちらも名刺をしまいましょう
・立ち上がる直前、のイメージです
複数の方との名刺交換のポイント
・原則として、役職の高い順番に名刺交換をします
・相手が複数いらっしゃる場合は、名刺入れから複数枚取り出しておきます
・いただいた名刺は、名刺入れの蓋の上にのせていきます。役職が一番高い方の名刺が一番上になるように、下に下にと重ねていきます。名刺入れの下に持っていくことのないように注意しましょう
まとめ
名刺交換は、イメージトレーニングだけではなく、繰り返し練習することが重要です。特に、初対面の相手との面談となると、緊張して表情がかたくなる、声が小さくなるといったことが予想されます。何事も“事前準備”が重要と言われます。面談内容の準備と同時に、名刺交換の練習も行っておきましょう。
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