本記事は「新入社員向け、ビジネスマナーとしてのメールの書き方」についてフォーカスして解説しています。ビジネスメールの基本的な書き方の構成は以下のとおりです。
＜ビジネスメールの書き方の構成＞
- 宛先
- 件名
- 添付資料
- 宛名
- 冒頭の挨拶
- 内容
- 結びの挨拶
- 署名
それぞれの項目について、以下の チェックポイントに注意しましょう。
ビジネスメールのチェックポイント 一覧を見る
| ①宛先 | |
|---|---|
| □ | 送信相手は正しいか |
| □ | Cc・Bccの使い分けは適切か |
| □ | 社外関係者以外が含まれていないか |
| ②件名 | |
| □ | 内容が一目で分かる件名になっているか |
| □ | 「ご連絡」だけで終わっていないか |
| □ | 要件（日程調整・資料送付など）が伝わるか |
| ③添付資料 | |
| □ | 添付ファイルを実際に付けているか |
| □ | ファイル名・内容は正しいか |
| □ | 本文に「添付あり」と明記しているか |
| ④宛名 | |
| □ | 会社名・部署名・氏名は正式表記か |
| □ | 敬称は「様」になっているか |
| □ | 複数名の場合、順序は適切か |
| ⑤挨拶 | |
| □ | 相手との関係性に合った挨拶か |
| □ | 初めての相手に一言添えているか |
| □ | 不自然に省略されていないか |
| ⑥内容 | |
| □ | 最初に要件（結論）を書いているか |
| □ | 依頼や確認事項が明確か |
| □ | 相手が「何をすればよいか」分かるか |
| ⑦結びの挨拶 | |
| □ | 感謝や依頼の言葉で締めているか |
| □ | 次の行動が分かる表現になっているか |
| □ | ぶっきらぼうな印象になっていないか |
| ⑧署名 | |
| □ | 署名が入っているか |
| □ | 会社名・部署名・氏名（読み仮名）・電話番号・住所・メールアドレス が明記されているか |
| □ | 連絡先は最新のものになっているか |
新入社員向け「ビジネスマナー」一覧は以下の記事にまとめています。
1.新入社員が覚えておきたい「ビジネスメールの書き方」
＜ビジネスメールの書き方の構成＞
ビジネスメールは、正確な情報を相手に分かりやすく伝えるための基本的なマナーです。
この章では、新入社員がまず押さえておきたいメールの構成や書き方のポイントについて解説します。
ビジネスメールの基本的な書き方の構成は以下のとおりです。
- 宛先
- 件名
- 添付資料
- 宛名
- 冒頭の挨拶
- 内容
- 結びの挨拶
- 署名
以下、具体的な書き方を紹介します。
1-1.宛先
宛先は最初に必ず確認すべき項目です。
送信相手が正しいか、Cc・Bccの使い分けは適切かを確認します。
特に社外メールでは、関係者以外が含まれていないか注意しましょう。
- ✅ 送信相手は正しいか
- ✅ Cc・Bccの使い分けは適切か
- ✅ 社外関係者以外が含まれていないか
1-2.件名
件名は、メールの内容が一目で分かるように書きます。
要件＋簡潔な補足を心がけ、「ご連絡」だけで終わらせないことが大切です。
日程調整や資料送付など、行動が想像できる件名が理想です。
- ✅ 内容が一目で分かる件名になっているか
- ✅ 「ご連絡」だけで終わっていないか
- ✅ 要件（日程調整・資料送付など）が伝わるか
1-3.添付資料
添付がある場合は、必ず本文にその旨を記載します。
資料名や点数、確認してほしい内容を簡潔に書くと親切です。
送信前には、添付漏れやファイル違いがないか必ず確認します。
- ✅ 添付ファイルを実際に付けているか
- ✅ ファイル名・内容は正しいか
- ✅ 本文に「添付あり」と明記しているか
1-4.宛名
宛名は「会社名・部署名・氏名」を正式表記で書きます。
敬称は社外では「様」が基本です。複数名の場合は、役職や立場を考慮した順序で記載します。
- ✅ 会社名・部署名・氏名は正式表記か
- ✅ 敬称は「様」になっているか
- ✅ 複数名の場合、順序は適切か
1-5.挨拶
挨拶は、相手との関係性に応じて使い分けます。
通常は「いつもお世話になっております」、初めての場合は「突然のご連絡失礼いたします」を添えると丁寧です。
- ✅ 相手との関係性に合った挨拶か
- ✅ 初めての相手に一言添えているか
- ✅ 不自然に省略されていないか
- 一般的によく使う形
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。 - 一般的によく使う形
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。 - 初めて連絡する相手の場合
突然のご連絡失礼いたします。
〇〇株式会社の〇〇と申します。 - 2回目以降・やや丁寧にしたい場合
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。 - 久しぶりに連絡する場合
ご無沙汰しております。
〇〇株式会社の〇〇です。 - 資料送付・簡潔に始めたい場合
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
早速ですが、〇〇の件につきましてご連絡いたします。 - 社内向け（参考）
お疲れさまです。
〇〇部の〇〇です。
1-6.本文
本文は「結論→理由→詳細」の順で書くと読みやすくなります。
まず何の連絡かを明確にし、その後に背景や依頼事項を続けます。
一文を短くし、相手が対応しやすい表現を心がけましょう。
- ✅ 最初に要件（結論）を書いているか
- ✅ 依頼や確認事項が明確か
- ✅ 相手が「何をすればよいか」分かるか
1-7.結びの挨拶
メールの結びには、感謝と依頼を簡潔にまとめます。
「ご確認のほどよろしくお願いいたします」など、次の行動が分かる表現で締めるとやり取りがスムーズになります。
- ✅ 感謝や依頼の言葉で締めているか
- ✅ 次の行動が分かる表現になっているか
- ✅ ぶっきらぼうな印象になっていないか
- 一般的によく使う結び
何卒お願いいたします。
引き続きお願いいたします。 - 確認・対応をお願いする場合
ご確認のほどお願いいたします。
ご不明点がございましたら、お知らせください。 - 日程調整・返信をお願いする場合
ご都合のよろしい日時をお知らせいただけますと幸いです。
ご確認のうえ、ご返信いただけますようお願いいたします。 - 初めての相手・丁寧さを強めたい場合
何かございましたら、お気軽にお知らせください。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。 - 柔らかく締めたい場合
どうぞよろしくお願いいたします。
今後とも、よろしくお願いいたします。
1-8.署名
署名は、相手がすぐに連絡できるように必ず入れます。
会社名・部署名・氏名・連絡先を明記し、名刺代わりとして分かりやすく整えておくことが大切です。
- ✅ 署名が入っているか
- ✅ 会社名・部署名・氏名（読み仮名）・電話番号・住所・メールアドレス が明記されているか
- ✅ 連絡先は最新のものになっているか
2.【状況別】新入社員でも実践できる「ビジネスメールの例文集」
ビジネスメールは、場面ごとに求められる書き方や言い回しが異なります。
この章では、新入社員が迷いやすい状況別に、すぐ使える例文を紹介し、相手に失礼なく要件が伝わるメールの書き方を解説します。
新入社員が迷いがちな、メールを送るときの状況は以下のとおりです。
- 「初めて連絡する」場合
- 「日程調整をお願いする」場合
- 「資料を送付する」場合
- 「お礼を伝える（訪問・打ち合わせ後）」場合
- 「確認・返信をお願いする」場合
- 「依頼を断る・対応できない」場合
以下、内容を解説します。
2-1.「初めて連絡する」場合
初回メールでは、相手は送り主をまだ知りません。
名乗りと連絡目的を最初に明確にすることで、不安なく読み進めてもらえます。
簡潔で丁寧な構成が、信頼関係づくりの第一歩になります。
件名：【ご挨拶】〇〇の件につきまして
〇〇株式会社〇〇部
〇〇様
突然のご連絡失礼いたします。〇〇株式会社の〇〇と申します。
このたび、〇〇の件につきまして一度ご相談のお時間を頂戴できればと思い、ご連絡いたしました。
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――
署名
「突然のご連絡..」という挨拶、「目的」「丁寧な締め」を入れると安心感が出ます。
2-2.「日程調整をお願いする」場合
日程調整は相手の時間をいただく行為です。
所要時間と複数の候補日を示し、選びやすくすることで配慮が伝わります。
相手の負担を減らす書き方が、円滑なやり取りにつながります。
件名：【打ち合わせ日程のご相談】〇〇の件
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
〇〇の件につきまして、30分ほどお時間を頂戴できればと存じます。
下記日程の中で、ご都合のよろしい日時がございましたら
お知らせいただけますと幸いです。
・〇月〇日（〇）〇時～
・〇月〇日（〇）〇時～
・〇月〇日（〇）〇時～
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――
署名
候補日は複数出し、「選んでもらう形」にすると丁寧です。
2-3.「資料を送付する」場合
資料送付メールでは、「何の資料か」「どう確認してほしいか」を明確にします。
目的が分かる一文を添えることで、相手は内容を理解しやすくなり、対応もスムーズになります。
件名：【資料送付】〇〇のご案内
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
先日お話ししました〇〇につきまして、資料を添付にてお送りいたします。
お時間のある際にご確認いただけますと幸いです。ご不明点等ございましたら、お気軽にお知らせください。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――
署名
「何の資料か」「何をしてほしいか」を必ず書きます。
2-4.「お礼を伝える（訪問・打ち合わせ後）」場合
お礼メールは感謝を伝えると同時に、自分を覚えてもらうための大切な機会です。
訪問時のやりとりなど具体的な内容に触れることで気持ちが伝わりやすくなり、丁寧で前向きな印象を残せます。
件名：
【御礼】本日の打ち合わせのお礼
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
本日はお忙しい中、お時間をいただき、誠にありがとうございました。〇〇株式会社の〇〇です。
〇〇についてのお話を伺い、大変参考になりました。
本日いただいた内容を社内で共有し、改めてご連絡させていただきます。引き続き、よろしくお願いいたします。
――――――――
署名
感謝＋一言具体的な内容があると、形式的に見えません。
2-5.「確認・返信をお願いする」場合
確認依頼は、相手を急かさない配慮が重要です。
現状確認とお願いを柔らかく伝えることで、失礼な印象を避けつつ自然に対応を促すことができます。
件名：
【ご確認のお願い】〇〇の件
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
先日お送りしました〇〇の件につきまして、ご確認状況はいかがでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のうえ、ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――
署名
急かす印象にならないよう、クッション言葉を入れます。
2-6.「 依頼を断る・対応できない 」 場合
断る際は、感謝を伝えたうえで理由を簡潔に説明します。
前向きな一文を添えることで関係性を保ちやすくなり、誠実で信頼できる印象を残せます。
件名：
【ご連絡】〇〇の件につきまして
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
ご連絡いただきありがとうございます。恐れ入りますが、今回は〇〇の理由により、ご要望にお応えすることが難しい状況です。
また別の機会がございましたら、ぜひご相談いただけますと幸いです。
何卒ご理解のほど、よろしくお願いいたします。
――――――――
署名
感謝→理由→前向きな一文、の順が基本です。
資料をダウンロードする
